La législation sur les marchés publics prévoit que les procédures de passation de marchés se déroulent en deux phases bien définies: celle de la sélection des soumissionnaires et celle de l’attribution du marché.
Il s’agit de deux étapes distinctes de la procédure, soumises à des règles différentes, qui visent à atteindre des objectifs différents: d’une part, identifier parmi les candidats ceux qui sont aptes pour le marché en question, et d’autre part, identifier parmi les offres présentées par les soumissionnaires, celle qui est la meilleure pour la prestation spécifique du marché.
Phase de sélection - Critères de sélection qualitative
Les critères de sélection peuvent avoir trait :
- à l'aptitude à exercer l'activité professionnelle (telle que l’inscription sur un registre professionnel ou sur un registre du commerce, l’autorisation ou l’appartenance à une organisation);
- à la capacité économique et financière(telle que la remise des bilans des trois derniers exercices, le chiffre d’affaires minimal ou les listes de références bancaires).
- aux capacités techniques et professionnelles (telles quele nombre minimal de salariés, les références ou l’encadrement technique de l’entreprise (engins et machines).
Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent imposer comme conditions de participation aux opérateurs économiques que ces trois types de critères prescrits par la loi sur les marchés publics. Ils limitent ces conditions à celles qui sont propres à garantir qu'un candidat ou un soumissionnaire dispose de la capacité juridique et financière ainsi que des compétences techniques et professionnelles nécessaires pour exécuter le marché à attribuer. Toutes les conditions sont liées et proportionnées à l'objet du marché.
En cas de procédure ouverte (soumission publique) les offres des entreprises qui ne satisfont pas au minimum des exigences des critères de sélection ne sont pas prises en considération.
Au cas où les indications de nature financière, économique et technique ne sont pas jointes à l’offre, cette offre n’est pas automatiquement écartée, mais le pouvoir adjudicateur est tenu de demander lesdites pièces dans un délai de 15 jours.
En cas de procédure restreinte avec publication d’avis les critères de sélection, comme le nom l'indique, servent à faire le choix des candidats à retenir pour soumissionner.
En résumé, cette phase de sélection vise à vérifier la capacité technique, financière et économique des candidats. Cette capacité doit être vérifiée sur base des critères de sélection choisis par le pouvoir adjudicateur, tenant compte des exigences du marché en cause, et dans le respect des dispositions du règlement.
Ces critères de sélection pré-mentionnés sont des conditions de régularité ou de recevabilité des offres, dont le pouvoir adjudicateur vérifie le respect avant d’examiner les offres proprement dites, sans le moindre jugement de valeur quant au niveau ou à la qualité plus ou moins grande des aptitudes des soumissionnaires.
C’est uniquement au cours de cette phase que peuvent être demandés et évalués les chiffres d’affaires ou la liste des prestations effectuées au cours des années précédentes ou références bancaires.
Tous les soumissionnaires ayant passé cet examen préalable avec succès, parce que répondant aux critères de sélection précités, verront ensuite leurs offres prises en considération.
Phase d’adjudication - Critères d’attribution
L’offre économiquement la plus avantageuse
Les critères à prendre en considération pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse sont indiqués à l’article 35 de la loi sur les marchés publics. Il s’agit des critères d’attribution (parfois encore appelés critères d’adjudication). L’énumération ci-dessous est exemplative, c’est-à-dire non limitative.
Les critères techniques, financiers, économiques, environnementaux et sociaux énumérés sont :
- le prix
- la qualité
- la rentabilité
- la date de livraison
- le délai d’exécution ou de livraison
- le coût d’utilisation
- les caractéristiques environnementales
- l’aspect social de la prestation
- le caractère esthétique et fonctionnel
- la valeur technique
- le service après-vente
- l’assistance technique
Les critères à prendre en considération doivent être liés à l'objet du marché à conclure.
Sauf lorsque le marché est attribué sur la seule base du prix, les critères doivent être pondérés suivant un mode d’évaluation par points, pourcentage et autres modes à prévoir dans le cahier spécial des charges. La méthode de notation des points doit être précisée dans le cahier spécial.
Attention : A ce stade, aucune appréciation ne peut plus être portée sur la qualification et la capacité des soumissionnaires, ce qui veut dire que les références fournies par les soumissionnaires, par exemple pour le chiffre d’affaires ou pour des travaux, fournitures ou services similaires, ne sauraient être réutilisées à ce stade de la procédure d’évaluation et intégrées dans un critère d’attribution.
Attribution au prix le moins cher
L’attribution du marché au prix le plus bas reste toujours possible. Dans cette hypothèse l’indication de critères d’attribution est évidemment superflue. Le recours aux critères de sélection est possible dans cette hypothèse.