La loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics prévoit que la communication électronique (y compris les volets questions/réponses et la remise électronique des offres) est OBLIGATOIRE pour les marchés publics relevant du Livre II et du Livre III lancés depuis le 18 octobre 2018.
Toutes les communications et tous les échanges d'informations effectués en vertu des Livres II et III sont concernés par cette obligation et doivent se faire obligatoirement via le Portail des marchés publics. Il s'agit notamment:
- du téléchargement du dossier de soumission;
- de la communication en phase de soumission (questions et réponses);
- de la soumission des offres et des candidatures;
- des communications après l'ouverture (demande de complément, lettres de rejet, etc.).
ATTENTION! La signature électronique des offres est obligatoire. Pour en savoir plus...
Les outils et dispositifs utilisés pour communiquer par des moyens électroniques, ainsi que leurs caractéristiques techniques, ne sont pas discriminatoires, sont communément disponibles et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées, et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marché.
Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus d’exiger l’utilisation de moyens de communication électroniques lors du processus de soumission dans les cas suivants :
- en raison de la nature spécialisée du marché, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;
- les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de licence propriétaire et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par le pouvoir adjudicateur ;
- l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les pouvoirs adjudicateurs ne disposent pas communément ;
- les documents de marché exigent la présentation de maquettes ou de modèles réduits qui ne peuvent être transmis par voie électronique.
Les communications pour lesquelles il n’est pas fait usage de moyens électroniques sont transmises par voie postale ou par tout autre service de portage approprié ou en combinant la voie postale ou tout autre service de portage approprié et les moyens électroniques.
Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus d’exiger l’utilisation de moyens de communication électroniques lors du processus de soumission, dans la mesure où l’utilisation d’autres moyens de communication que les moyens électroniques est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation d’outils et de dispositifs électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par d’autres moyens d’accès.