Le dossier de soumission contient le cahier spécial des charges, le bordereau de soumission et éventuellement des plans, dessins, métrés et échantillons. Le dossier de soumission doit être publié par voie électronique sur le portail des marchés publics.
Les erreurs, ambiguïtés, omissions qui peuvent résider dans le cahier spécial des charges ou dans le bordereau sont à signaler au pouvoir adjudicateur par le soumissionnaire, par lettre recommandée ou au moyen du portail si la remise électronique des offres est obligatoire en vertu du Livre II ou si le pouvoir adjudicateur a prescrit l’utilisation du portail, dans un délai d’au moins sept jours avant la date de remise des offres.
Si, avant l’expiration du délai de soumission, des erreurs sont constatées dans le dossier de soumission ou s’il est constaté que la description des prestations demandées manque de clarté, une rectification doit être notifiée à tous les concurrents. Dans ce cas, le délai de la soumission doit être prolongé de façon adéquate.
Cahier spécial des charges
L’objet de la soumission est décrit dans le cahier spécial des charges qui forme la base du marché à conclure et qui doit être rédigé de façon claire et détaillée pour éviter tout doute sur la nature et l’exécution du marché.
Doivent figurer dans le cahier spécial des charges :
- La taille et l’objet de chaque lot distinct (art. 7 (7) RGD 8 avril 2018) ;
- La description de l’objet de la soumission ainsi que la nature et l’exécution du marché (art. 13 RGD 8 avril 2018) ;
- Les critères entrant en ligne de compte pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse (art. 13 RGD 8 avril 2018) ;
- Les niveaux de capacité minimaux sauf s’ils sont précisés dans l’avis de marché (art. 45 (1) RGD 8 avril 2018) ;
- Les renseignements utiles sur toutes circonstances dont l’influence sur les prix mérite d’être signalée spécialement de manière à ce que les soumissionnaires puissent élaborer leurs offres avec le maximum d’exactitude (art. 14 (3) RGD 8 avril 2018) ;
- Le cas échéant, les terrains et chemins de service nécessaires à l’exécution des travaux ainsi que les charges et droits de l’entrepreneur y relatifs (art. 14 (5) RGD 8 avril 2018) ;
- Le planning prévisionnel circonstancié pour les marchés de travaux (art. 28 (2) RGD 8 avril 2018) ;
- Le délai d’exécution (art. 28 RGD 8 avril 2018) ;
- Les pénalités (clauses pénales et/ou astreintes) susceptibles d’être prises (art. 29 (2) RGD 8 avril 2018) ;
- La description technique des variantes ou les critères auxquels doivent répondre les solutions techniques alternatives ainsi que le résultat souhaité de la prestation (art. 19 (1) RGD 8 avril 2018) ;
- Le montant de la somme d’assurance couvrant les responsabilités professionnelles de l’adjudicataire(art. 31 RGD 8 avril 2018) ;
- La détermination du mode de révision des prix (art. 35 RGD 8 avril 2018) ;
- La définition de la durée de la période de garantie à compter de la réception définitive (art. 134 RGD 8 avril 2018);
- Les primes d'achèvement avant terme sont facultatives (art. 30 RGD).
Variantes
Les variantes sont des propositions alternatives à une ou plusieurs positions du bordereau répondant à différentes possibilités d'exécution. Elles ne sont prises en considération que si elles ont été expressément demandées par le pouvoir adjudicateur. Pour les marchés non soumis aux Livres II et III, iI est loisible au soumissionnaire de faire une offre pour toutes les possibilités d'exécution envisagées ou pour l'une d'entre elles seulement. En cas de variantes le résultat de la soumission est établi par un classement unique des offres de base et des variantes.
Attention : Il est aberrant de demander pour des offres dont l’adjudication se fait sur la seule base du prix, des variantes, si celles-ci, de par leur prix, s’éloignent de l’offre de base, car la réglementation en vigueur maintient le principe du classement unique, offres de base et variantes confondues.
Enfin le soumissionnaire n’est pas obligé d’inscrire un prix pour toutes les éventualités. Il peut se borner à remettre, soit un prix pour l’offre de base, soit pour la ou les variantes.
Marques
La citation d’une marque ou d’une provenance des matériaux reste prohibée, sauf si qualitativement et techniquement (normes) il n’est pas possible d’éviter la citation de la marque ou de la provenance. Dans ce cas l'indication de la marque doit être accompagnée de la mention « ou équivalent ».
Pour les marchés de fournitures, il a été constaté que par le passé, surtout pour l’acquisition de véhicules ou de mobilier, les pouvoirs adjudicateurs s’adonnent aisément à la pratique néfaste de copier un prospectus. Pour ces marchés spécifiques, il y a lieu de déterminer soit des performances techniques minimales, soit des plages de performances, soit des pourcentages de tolérance.
Les prestations sont à subdiviser par positions. Cette obligation permet une prise en compte aisée des fluctuations de prix en cas d’adaptation des marchés.